Llega el momento en que la compañía va a organizar un evento, ya sea un encuentro profesional, una capacitación interna o una fiesta, pero ¿qué tenemos que tener en cuenta?
Lo primero que tenemos que considerar es que el evento es un acto de comunicación, y en un acto de comunicación todo comunica desde el discurso que puede pronunciar un directivo hasta la forma en que está vestido . Lo que ahí se diga y se haga tiene que ver con la empresa u organización que invita. Ella es la única protagonista. Por lo tanto estamos ante un momento crítico y así debemos considerarlo.
Como para cualquier otra actividad, hay mejores y peores maneras de hacer las cosas. Nosotros queremos intentar que salgas airoso y por eso vamos a colaborar con vos para pensar esto, usando un poco de nuestra experiencia previa.
Aquí van unos consejos
1.Tener siempre en claro los valores de la organización y sus objetivos.
La más inocente de las fiestas o las reuniones puede entrar en contradicción con los valores o los objetivos de la empresa u organización.
¿A qué nos referimos? Si entre los valores de nuestra organización está “la innovación” esto debe reflejarse desde el primer momento; no podemos anotar a los asistentes en un cuadernito, ni explicarles que no hay wi fi.2
2. El tiempo: Todo requiere tiempo, y la organización de un evento es tan importante como cualquiera de las otras acciones de la empresa. Dejar esto para último momento puede tener consecuencias devastadoras para la imagen de una organización. Si no vamos a poder dedicarnos a esto, lo mejor es no empezar. Es razonable poner un responsable que nos reporte los avances y que pueda dar cuenta de sus decisiones.
3. Se creativo: Cualquiera sea la actividad de tu empresa u organización, tus invitados habrán asistido a multitud de otros encuentros, por lo que es absolutamente necesario que hagas algo que lo distinga de los demás. Por los temas, por el lugar, por la comida, la música o cualquier activación que quieras hacer al interior del evento. La inversión vale la pena si queda por varios meses en la cabeza de los asistentes. Después de todo, esa reunión está diseñada para establecer agenda, para poner un mensaje en la cabeza del asistente. Si eso no pasa, el evento pierde su sentido.
4. Procurá que los asistentes socialicen. Hay un motivo por el cuál los asistentes están ahí, están juntos en un evento porque así quisiste. Si los necesitabas por separado, los hubieras convocado de otra forma. Parte del servicio que les hiciste es permitir ampliar su red comercial y personal con tu propia red comercial. Lo más atractivo de una reunión de cualquier índole es conocer nuevas personas y nuevos proyectos. Hay distintas técnicas que podés utilizar, desde la presentación hasta juegos y distintas dinámicas grupales donde podés agrupar a los asistentes según tus objetivos.
5. Nunca tenido en cuenta pero muy importante. Establecer parámetros claros para evaluar el resultado. Los eventos no terminan cuando se despide a los invitados. Termina en la evaluación que nos permite saber si se cumplieron los objetivos. Es decir, necesitamos saber que el objetivo del evento, que en última instancia está alineado a los valores y objetivos de los que hablamos en el punto 1, se cumplió y eso sólo o vamos a saber si tenemos claro desde un principio cuál es la manera de evaluar el resultado.
Esperamos haberte sido de utilidad ¿Querés aportar otro punto a estos consejos?
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