Año tras año las empresas y demás instituciones arman eventos para promocionar su marca, sus productos, sus servicios o agasajar a sus clientes y proveedores, invierten una pequeña fortuna, y aunque parece que todo anduvo bien, queda el gusto amargo de no saber exactamente qué tan bien anduvo todo.
No nos resignemos a la incertidumbre. Vamos a evaluar nuestro evento con imparcialidad, no sólo para medir el grado de éxito, sino para planificar nuestras próximas intervenciones.
Antes que nada, tenemos que tener una planificación donde se especifiquen nuestras expectativas. Esto nos permitirá saber si cumplimos o no nuestras metas.
Una vez que tenemos claro cuáles son los parámetros a medir los resultados, todo es más sencillo.
Les proponemos unos buenos parámetros a aplicar a eventos en general. Siempre podemos armar algo más adecuado a nuestro tipo de evento o a nuestra actividad principal. No hay que olvidarse que el resultado de la evaluación no es congratularnos o mortificarnos. Buscamos un insumo para mejorar nuestro desempeño en el próximo evento.
Nuestros cinco medidores de éxito
1 Satisfacción de los asistentes
Según el grado de formalidad del evento, podemos hacer una pequeña encuesta para preguntar, por ejemplo, si el horario y el día fue bien elegido, qué le pareció a cada uno las ponencias, el catering, los materiales, etc.
También podemos medirlo en la asistencia y en la retención que se hizo de los clientes o asistentes. Si la gente se fue antes de finalizar el evento o de que termine una ponencia determinada.
2 Desarrollo del evento
Podemos medir las partes del evento en asistencia o participación para así saber qué actividades despertaron más interés y cuáles menos. Ver si los horarios de comienzo y cierre se respetaron y todo se desarrolló según el plan.
Si los materiales y los insumos alcanzaron y fueron útiles para las actividades. Estas son mediciones objetivas.
3 Resultados económicos
Si se trata de un evento de recaudación, venta, suscripción y existe una expectativa previa, nuestros resultados pueden medirse fácilmente contra la planificación inicial. Se pueden medir las ventas, los contactos realizados, presupuestos pedidos, etc.
Si es un evento que se repite periódicamente se puede llevar una estadística de resultados que nos dirá objetivamente cómo nos fue en comparación con el evento anterior o con la media de estos eventos.
4 Cantidad de nuevos registros
Un evento puede dar como resultado una gran base de datos de personas interesadas en la actividad que nosotros desarrollamos. Esta base, si las invitaciones fueron bien distribuidas, es un valor en sí mismo. Es la materia prima para trabajar a futuro.
El número de nuevos registros nos da la pauta de la vigencia de nuestra propuesta. Nos indica si hicimos bien el trabajo previo o si tenemos que revisar nuestra planificación o nuestra propuesta.
5 Prensa y redes sociales
Dependiendo de cuál sea el evento que realizamos, la cobertura de medios, la cantidad de visitas a nuestra página y redes sociales va a ser una medida muy buena del interés que despertamos en nuestro público objetivo.
Antes que nada, planifiquemos la publicidad prestando particular atención a la atención de nuestras redes sociales.
Nuestro público digital es valioso; nos podemos dirigir a ellos a bajo costo, segmentar con facilidad y obtener una estadística de los resultados mucho más precisa que con cualquier otro medio.
Esperamos haber sido de utilidad. Si quieren mandarnos un comentario, es bienvenido
Les deseamos éxitos en su próximo evento y nos ponemos a su disposición para ayudarlos a concretarlo.