No hay mejor palabra que ahorro en estos días tan complicados. Mientras intentamos pilotear en la tempestad hay que aguzar el ingenio y sin achicar nuestras expectativas, ir tras los negocios que se presentan. Solo hay que hacerlo de forma realista y creativa.
Antes que nada tengamos bien claro con qué presupuesto contamos y cuál es el estándar de nuestra empresa o institución. Pidamos más de un presupuesto y si la decisión final no está en nosotros, dejemos muy claro a nuestro jefe el costo y las opciones.
A veces estamos más limitados con el presupuesto, otras veces más holgados, pero nunca es mala idea ahorrar.
¿A qué estrategias podemos recurrir para bajar el gasto?
Busque patrocinadores
Algunas empresas prefieren una promoción bien dirigida a una costosa campaña de publicidad. Es más fácil de afrontar y tiene mejores resultados. Bodegas, marcas deportivas, cualquier empresa que se dirija sin competir con nosotros a quienes asisten a nuestro evento. Así se trate de la presentación de un libro, un congreso o un acto de colación de grado.
Cuando se dirija a estos posibles patrocinadores, explique cuál es el público asistente y su posible interés por los servicios o productos del patrocinador.
Gaste menos en los oradores invitados
Busque a la persona que necesita Trate de cerrar paquetes, si es posible, en su esquema de eventos. Los oradores en tiempos de crisis están en la misma situación que nosotros, seguramente aceptarán algún tipo de negociación si percibe su buena fe. Use a las personas que están a su disposición en la institución o empresa. Muchas personas tienen un perfil adecuado para integrar un panel. El personal externo suele ser más caro y muchas veces tenemos en casa lo que buscamos afuera.
Reduzca los gastos de catering
Busque opciones. Un buffet puede costar menos que un almuerzo o una cena con menú libre. Existen distintos servicios que pueden colaborar a hacer un evento agradable sin que el costo del catering sea excesivo. Algunos eventos y algunas fechas pueden prestarse a un menú de ensaladas o de pizzas. Sea innovador sin olvidar los valores de su empresa o institución.
Estas son solo algunas de las muchas formas posibles de ahorrar dinero y descubrir una solución de gestión de eventos que no englobe la calidad.